医院病案库房设置和日常管理应注意的事项

病案库房的设置和日常管理存在风险,应予以重视。

作者: 本站编辑 来源: 邓明攀律师 2020-10-19 15:43:13

病案是医院诊疗活动的原始记录,是患者个人信息的重要载体,是医疗纠纷处理的关键证据,具有极强的科研和诉讼价值,故妥善保管病案尤为重要。然而,实践中,作为病案保管环节的库房设置和管理风险容易被忽视,造成病案毁损灭失等结果,从而增加医院管理风险。基于此,笔者拟就病案库房设置和管理中的注意事项,提出个人观点,以供参考。

一、病案库房设置注意事项

    病案库房防水防火是其安全管理的重中之重,可从选址和消防安全等方面予以关注,具体如下:

1、选址适宜。一是靠近病案管理办公室,实行集中管理;二是防水防潮防火防虫,病案库房主要以纸质资料为存储对象,故选址应防潮、防火、避免阳光直射,避免设在地下或顶层,其中地处湿润地区的不宜设置在第一层。同时,病案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂、变配电室、车库等可能危及病案库房安全的用房。三是临时库房仍适用前述选址规则,如为租用库房,还需在租赁合同签订前现场考查库房位置,避免低洼潮湿地区,从而避免因场地无法使用而造成的合同损失。

2、配置消防设备设施。病案库房应当配备消防系统,选择适用医疗机构消防安全管理和病案管理要求的灭火设备,同时,安装甲级防火门,并配备火灾自动报警设备。此外,不得设置明火设施,不应设置除消防以外的给水点,其他给水排水管道不应穿越库房;库房周围严禁存放易燃易爆物等危险品。

3、配备温湿度调控系统。安装漏水报警装置;不得使用电阻丝加热、电热油汀以及水汽热媒的采暖系统;具备条件的,可配备恒温恒湿设备,必要时,也可配置适宜的通风换风或空气净化设备。

4、配置防盗设备设施。安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施;选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。对整理区(室)、借阅区(室)、复印区(室)进行分区(室)管理,并配置区域视频监控设备。

二、病案库房管理注意事项

1、健全病案库房管理制度。对于病案库房,医院应就人员职责、病案移交流程及应急管理等事项,建立健全库房专人保管制度、进出库登记制度、病案移交制度、病案外借及追踪制度、库房安全评估制度等制度,完善相关记录,避免无制度、无流程和无职责带来的管理风险,如责任推诿和内部难以追责。

2、定期开展病案库房管理培训。一是培训对象包括全部病案库房管理人员,分次培训,确保覆盖全体人员,涉及移交、借阅、封存的,可组织全院培训;二是培训内容包括病案管理相关法律培训和安全管理培训,包括医疗机构病历管理、医疗卫生档案管理、应急管理、消防和防盗设施设备使用等内容;三是培训形式,不限于现场讲座或培训,可录制视频课程,也可通过医院业务培训、继续教育、科室宣讲等形式讲解病案库房管理相关事宜。

3、建立库房日常巡查制度。定期巡查库房消防、温湿度、防盗装置和防护设施是否正常运作,及时更换无法正常使用的设备设施;检查库房周边是否存在安全隐患,如易燃易爆物品堆放等,及时清理;库房巡查人员及时填写日常巡查记录,发现问题及时报告和整改,并妥善保管记录资料。

4、加强库房人员安全管理。一是指定专人保管,熟悉病案移交情况,包括归档、借阅、封存、复印、销毁等数量,及时跟踪借出病历和特殊病历,实行专人管理专人负责;二是库房人员签订保密承诺书,包括第三方缩微人员;三是完善病历移交、借阅、封存、复印、依法销毁等记录,包括日期、病案号、数量、科室和经办人、见证人、借阅人签字等情况,并妥善保管。


病案 库房 日常管理

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